ترجمه رسمی سوگندخورده برای تحصیل در خارج از کشور: راهنمای مدارک، فرآیند و آپوستیل

در بیشتر درخواست‌های دانشگاه‌های خارجی، دیپلم یا گواهی فارغ‌التحصیلی درخواست می‌شود. اگر سند به زبان مورد قبول دانشگاه نباشد، ممکن است ترجمه آن نیز درخواست شود.

در ترجمه دیپلم به‌ویژه انتقال صحیح اطلاعات زیر ضروری است:

• نام مدرسه و دانشگاه،
• دانشکده و رشته،
• درجه فارغ‌التحصیلی،
• تاریخ دیپلم،
• شماره دیپلم،
• عنوان علمی اعطاشده،
• مدت تحصیل،
• اطلاعات امضا، تمبر و مهر.

ترجمه کلمه‌به‌کلمه نام رشته‌ها و درجات تحصیلی گاهی می‌تواند به از دست رفتن مفهوم علمی منجر شود. به همین دلیل کار با مترجمانی که به اصطلاحات آموزشی تسلط دارند اهمیت دارد.

ریز نمرات یکی از پرتقاضاترین مدارک علمی در درخواست‌های تحصیل در خارج از کشور است. این سند به‌ویژه در درخواست‌های کارشناسی، کارشناسی‌ارشد، دکتری، انتقال و بورسیه، امکان ارزیابی دروس گذرانده‌شده و وضعیت موفقیت دانشجو را فراهم می‌کند.

در ترجمه ریز نمرات، موارد زیر باید به‌طور کامل ترجمه شوند:

• نام دروس،
• اطلاعات ترم،
• ارزش واحدهای درسی،
• اطلاعات واحدهای اکتس (AKTS)،
• نمرات حرفی یا عددی،
• معدل کل،
• سیستم نمره‌دهی،
• توضیحات موفقیت تحصیلی،
• دروس معافیت و انتقالی،
• توضیحات زیر سند.

سیستم نمره‌دهی نباید خودسرانه توسط مترجم تبدیل شود. برای مثال، نمره‌ای در سیستم ۴ نمره‌ای، مگر درخواست شده باشد، مستقیماً به سیستم دیگری تبدیل نمی‌شود. ترجمه باید اطلاعات موجود در سند مبدأ را به‌طور دقیق منعکس کند.

ضمیمه دیپلم (Diploma Supplement), اطلاعات دقیقی درباره برنامه تحصیلی، سطح دروس، مدت تحصیل و مدرک کسب‌شده دانشجو ارائه می‌دهد. اگر سند به زبان مورد قبول تنظیم شده باشد، ممکن است نیازی به ترجمه نباشد.

اما اگر دانشگاه بخواهد ضمیمه دیپلم (Diploma Supplement) به زبان دیگری ارائه شود یا سند کاملاً به زبان ترکی باشد، ممکن است ترجمه درخواست شود. شرایط «certified translation»، «official translation» یا «sworn translation» اعلام‌شده توسط نهاد مقصد باید با دقت مطالعه شود.

مدارک تحصیل در خارج از کشور، توسط دفتری با تجربه در ترجمه اسناد رسمی و علمی، در دفتر ترجمه رسمی سوگندخورده می‌توان انجام داد.

اگر سند نیاز به تأیید نوتر داشته باشد، مترجم باید در دفترخانه اسناد رسمی مربوطه دارای ثبت امضا و سوگند باشد. آماده‌کردن صرفاً یک ترجمه دیجیتال ممکن است برای درخواست‌هایی که ترجمه تأییدشده توسط نوتر می‌خواهند کافی نباشد.

دفتر آی ترجمه (Ay Tercüme) ترجمه رسمی سوگندخورده دیپلم، ریز نمرات، ضمیمه دیپلم، گواهی دانشجویی، رونوشت سجلی، مدارک حامی مالی و دیگر اسناد تحصیلی را متناسب با هدف درخواست برنامه‌ریزی می‌کند.

خیر. این دو فرآیند با یکدیگر متفاوت‌اند.

ترجمه سوگند خورده, یعنی ترجمه و امضای سند توسط مترجم رسمی سوگندخورده.

ترجمه رسمی یعنی تأیید جداگانه ترجمه تهیه‌شده توسط مترجم رسمی سوگندخورده، توسط نوتر.

برخی دانشگاه‌ها فقط ترجمه دارای امضا و مهر مترجم را می‌پذیرند. برخی کنسولگری‌ها یا نهادهای رسمی نیز ممکن است تأیید نوتر را درخواست کنند. به همین دلیل، برای جلوگیری از هزینه غیرضروری نوتر یا ثبت درخواست با مدارک ناقص، باید شرایط از پیش بررسی شود.

معادل عبارت «certified translation» در همه کشورها یکسان نیست. در برخی کشورها ترجمه‌ای که شامل نام مترجم، اطلاعات تماس، امضا، تاریخ ترجمه و اظهاریه صحت باشد کافی است. در برخی دیگر ممکن است تأیید مترجم صلاحیت‌دار، نوتر یا نهاد رسمی لازم باشد.

برای مثال، در برخی درخواست‌های ویزای بریتانیا، برای مدارک غیرانگلیسی یا غیروِلزی، ترجمه کامل و قابل‌تأیید مستقل درخواست می‌شود. به همین دلیل هنگام مشاهده شرط «certified translation»، باید اطلاعاتی که نهاد مربوطه می‌خواهد در ترجمه وجود داشته باشد، جداگانه بررسی شود.

در هر درخواست تحصیل در خارج از کشور نیازی به آپوستیل نیست. نیاز به آپوستیل؛

• کشور صادرکننده سند،
• کشور مقصد سند،
• اینکه آیا دو کشور عضو کنوانسیون آپوستیل هستند یا خیر،
• درخواست دانشگاه یا کنسولگری،
• ماهیت رسمی سند

بسته به متفاوت است.

آپوستیل, محتوای سند یا صحت علمی ترجمه را تأیید نمی‌کند. آپوستیل اساساً سامانه‌ای برای تأیید اصالت امضا، مهر یا سمت روی سند رسمی به‌منظور استفاده بین‌المللی است. سامانه آپوستیل میان کشورهای عضو کنوانسیون آپوستیل لاهه اجرا می‌شود.

برای این سؤال، پاسخ واحدی که برای تمام کشورها و مدارک معتبر باشد وجود ندارد.

روش‌های محتمل عبارت‌اند از:

• ابتدا برای اصل سند آپوستیل گرفته می‌شود، سپس سند و برچسب آپوستیل با هم ترجمه می‌شوند.
• سند ترجمه می‌شود، تأیید نوتر دریافت می‌گردد و برای ترجمه تأییدشده توسط نوتر آپوستیل گرفته می‌شود.
• برای هم اصل سند و هم ترجمه، تأیید جداگانه درخواست می‌شود.
• به‌جای آپوستیل، تأیید وزارت امور خارجه و تأیید کنسولی اعمال می‌شود.

بر اساس اطلاعیه تأیید وزارت امور خارجه جمهوری ترکیه، در زنجیره تأیید هر مرجع، امضا و مهر مرجع پیش از خود را تصدیق می‌کند. به همین دلیل ترتیب فرآیند باید از پیش بر اساس نوع سند و کشور مقصد تعیین شود. (وزارت امور خارجه)

میان دو کشوری که کنوانسیون آپوستیل در آن‌ها معتبر است، هدف اصلی آپوستیل حذف نیاز به تأیید دیپلماتیک یا کنسولی مرسوم است. با این حال، شرایط خاص نهاد درخواست‌کننده سند و نوع سند نیز باید جداگانه بررسی شود.

اگر کشور مقصد عضو کنوانسیون آپوستیل نباشد، استانداری یا فرمانداری، وزارت امور خارجه و کشور ذی‌ربط ترجمه‌ی تصدیق‌شده توسط کنسولگری ممکن است زنجیره تأیید متفاوتی شامل این فرآیند لازم باشد.

در درخواست‌های ویزای دانشجویی، بسته به کشور و وضعیت متقاضی، ممکن است ترجمه مدارک زیر درخواست شود:

• دیپلم و ریز نمرات،
• گواهی دانشجویی یا فارغ‌التحصیلی،
• نامه پذیرش،
• صورتحساب بانکی،
• درخواست‌نامه حامی مالی،
• مدارک درآمد،
• رونوشت سجلی،
• شناسنامه،
• سند ازدواج،
• گواهی عدم سوءپیشینه،
• رضایت‌نامه،
• حکم حضانت،
• گزارش پزشکی،
• گواهی وضعیت خدمت نظام‌وظیفه،
• مدارک اشتغال و تأمین اجتماعی (SGK).

در راهنماهای رسمی ویزای بریتانیا به‌صراحت ذکر شده که برای مدارک پشتیبان غیرانگلیسی یا غیروِلزی، باید ترجمه تأییدشده (certified translation) ارائه شود. در سایر کشورها زبان ترجمه و شکل تأیید ممکن است متفاوت باشد.

صورتحساب بانکی ممکن است در ویزای دانشجویی برای اثبات توانایی پوشش هزینه‌های تحصیل و زندگی درخواست شود. اگر زبان سند مورد قبول مرجع درخواست نباشد، ممکن است ترجمه آن لازم باشد.

در مدارک بانکی، انتقال کامل موارد زیر اهمیت دارد:

• نام صاحب حساب،
• اطلاعات بانک و شعبه،
• شماره حساب یا شبا (IBAN)،
• واحد پول،
• موجودی حساب،
• تاریخ‌های فرآیند،
• مهر بانک یا اطلاعات تأیید.

مترجم نباید مبالغ موجود در سند را به واحد پول دیگری تبدیل کند یا محاسبات را تغییر دهد. هر واحد پولی که در سند مبدأ استفاده شده، در ترجمه نیز به همان شکل حفظ می‌شود.

اگر هزینه‌های تحصیل و زندگی دانشجو توسط پدر، مادر، خویشاوند، شرکت یا نهاد بورسیه‌دهنده تأمین می‌شود، ممکن است مدارک حامی مالی درخواست شود.

در این چارچوب، مدارک زیر قابل ترجمه هستند:

• درخواست‌نامه حامی مالی،
• فیش حقوقی،
• ریز سوابق بیمه تأمین اجتماعی (SGK)،
• برگه مالیاتی،
• گواهی فعالیت،
• صورتحساب بانکی،
• سند مالکیت و کارت خودرو،
• رونوشت سجلی،
• مدارک اثبات نسبت خویشاوندی.

اینکه کدام مدارک حامی مالی لازم است، بسته به نوع ویزا متفاوت است. برای پرهیز از تهیه مدارک غیرضروری باید فهرست کنترل رسمی درخواست مبنا قرار گیرد.

در درخواست‌های تحصیلی یا ویزای دانش‌آموزان زیر ۱۸ سال ممکن است مدارک تکمیلی درخواست شود. از جمله این مدارک:

• رضایت‌نامه تأییدشده توسط نوتر،
• شناسنامه،
• رونوشت سجلی،
• حکم حضانت،
• کارت ملی یا گذرنامه والدین،
• مدارک مربوط به ترتیبات اقامت و نگهداری

می‌تواند وجود داشته باشد.

برای مثال، در توضیحات رسمی ویزای بریتانیا درباره دانش‌آموزان خردسال، برای مدارک غیرانگلیسی یا غیروِلزی ترجمه تأییدشده درخواست می‌شود.

در درخواست‌های تحصیل مقطع کارشناسی در خارج از کشور معمولاً مدارک زیر اهمیت دارند:

• دیپلم دبیرستان،
• ریز نمرات دبیرستان،
• گواهی دانشجویی یا فارغ‌التحصیلی،
• گواهی نتیجه آزمون،
• مدارک مرجع،
• گواهی‌های فعالیت و موفقیت،
• رونوشت سجلی یا شناسنامه.

دانشگاه ممکن است بخواهد مدارک توسط مدرسه در پاکت دربسته ارسال شود یا مستقیماً از طریق سامانه الکترونیکی ارسال گردد. هنگام تهیه ترجمه، شکل ارائه سند نباید تغییر کند.

در درخواست‌های کارشناسی‌ارشد و دکتری، تعداد مدارک علمی ممکن است بیشتر باشد. مدارک پرتقاضا عبارت‌اند از:

• دیپلم کارشناسی یا کارشناسی‌ارشد،
• ریز نمرات،
• ضمیمه دیپلم،
• شرح دروس،
• چکیده پایان‌نامه،
• گواهی‌های اشتغال و کارآموزی،
• مدارک عنوان علمی،
• مقالات یا گواهی‌نامه‌ها،
• مدارک رسمی پشتیبان نامه‌های توصیه.

نامه انگیزشی و رزومه علمی همیشه نیازمند ترجمه رسمی سوگندخورده نیستند. این مدارک معمولاً مستقیماً توسط متقاضی به زبان درخواست تهیه می‌شوند. اگر دانشگاه به‌طور خاص ترجمه تأییدشده بخواهد، فرآیند متفاوتی اعمال می‌شود.

در برنامه اراسموس و سایر برنامه‌های تبادل، مدارک اغلب به زبان انگلیسی یا زبان مشترک مورد قبول نهادها تهیه می‌شوند. با این حال، ترجمه برخی مدارک ممکن است درخواست شود:

• ریز نمرات،
• گواهی دانشجویی،
• گواهی مهارت زبان،
• شرح دروس،
• مدارک بیمه،
• گزارش‌های پزشکی،
• رضایت‌نامه.

دانشگاه خود دانشجو، دانشگاه مقصد و کنسولگری ممکن است شرایط متفاوتی برای مدارک تعیین کنند. به همین دلیل به‌جای تکیه بر یک فهرست واحد، باید الزامات هر سه نهاد به‌طور هم‌زمان بررسی شود.

گواهی دانشجویی، گواهی فارغ‌التحصیلی، رونوشت سجلی، گواهی عدم سوءپیشینه و مدارک تأمین اجتماعی (SGK) که دارای بارکد و از طریق e-Devlet دریافت شده‌اند، قابل ترجمه هستند.

اما مرجع درخواست؛

• اینکه آیا سند بارکددار را می‌پذیرد یا خیر،
• اینکه آیا سند با امضای دستی (تر) می‌خواهد یا خیر،
• اینکه آیا آپوستیل الکترونیکی را می‌پذیرد یا خیر،
• اینکه آیا سند باید تاریخ نزدیک داشته باشد یا خیر

باید از پیش بررسی شود.

آپوستیل الکترونیکی سامانه‌ای است که امکان انجام فرآیند آپوستیل برای انواع مناسب سند را به‌صورت دیجیتال و با امضای الکترونیکی امن و مهر زمانی فراهم می‌کند. اجرای آپوستیل تنها میان کشورهای عضو کنوانسیون امکان‌پذیر است.

اگر سند واضح، کامل و خوانا باشد، کار ترجمه می‌تواند بر اساس فایل PDF اسکن‌شده یا عکس باکیفیت آغاز شود. اما در موارد زیر ممکن است اصل سند لازم باشد:

• تأیید نوتر،
• فرآیند برابر اصل،
• آپوستیل،
• تأیید کنسولی،
• شرط پاکت دربسته دانشگاه،
• تحویل فیزیکی سند.

در عکس‌های گرفته‌شده با تلفن همراه، لازم است لبه‌های سند بریده نشده باشد، بازتاب نور وجود نداشته باشد و مهرها و توضیحات خوانا باشند.

در نگارش نام و نام‌خانوادگی باید املای لاتین درج‌شده در گذرنامه متقاضی مبنا قرار گیرد. اگر میان املای مندرج در دیپلم یا سند سجلی و گذرنامه اختلافی وجود دارد، باید پیش از شروع فرآیند به دفتر ترجمه اطلاع داده شود.

به‌ویژه؛

• حروف ویژه الفبای ترکی،
• نام‌های میانی،
• نام‌خانوادگی قبلی،
• نام‌خانوادگی مضاعف،
• نام پدر و مادر

تفاوت‌ها در این موارد می‌تواند به مشکلات تطبیق در سیستم‌های ویزا و دانشگاه منجر شود.

در ترجمه اسناد رسمی، تا حد امکان ساختار سند مبدأ رعایت می‌شود. جدول‌ها، عناوین، یادداشت‌ها، مهرها و امضاها با چیدمان مناسب نمایش داده می‌شوند.

اما ترجمه نباید به‌گونه‌ای گمراه‌کننده، همچون کپی دقیق دیپلم اصلی، بازتولید شود. باید به‌وضوح مشخص باشد که سند ترجمه است؛ عناصر بصری مانند امضا، مهر و تمبر باید با عبارات مناسب ذکر شوند.

اگر دانشگاه یا مرجع ویزا ترجمه رسمی سوگندخورده، تأییدشده یا قابل‌تأیید بخواهد، ترجمه خودکار به‌تنهایی کافی نیست.

در مدارک تحصیلی:

• نام رشته‌ها،
• دروس،
• درجات تحصیلی،
• توضیحات نمره‌دهی،
• اصطلاحات حقوقی و آموزشی

ترجمه نادرست می‌تواند مشکلات جدی ایجاد کند. ایمن‌تر است که ترجمه مورد استفاده در درخواست رسمی توسط مترجم یا مؤسسه ترجمه‌ای صلاحیت‌دار و با اطلاعات تماس قابل‌تأیید تهیه شود.

برای ترجمه مدارک تحصیل در خارج از کشور قیمت واحد و ثابتی وجود ندارد. هزینه بر اساس موارد زیر تعیین می‌شود:

• زبان مبدأ و مقصد،
• تعداد کل مدارک و صفحات،
• حجم متن،
• حجم دیپلم، ریز نمرات یا شرح دروس،
• نیاز به تأیید نوتر،
• آپوستیل یا تأیید کنسولی،
• درخواست تحویل فوری،
• شکل تحویل چاپی یا دیجیتال.

گواهی دانشجویی تک‌صفحه‌ای و ریز نمرات یا شرح دروس چندصفحه‌ای در یک بازه قیمتی محاسبه نمی‌شوند. هزینه‌های نوتر، آپوستیل، پیک و کنسولگری هزینه ترجمه می‌توانند اقلام هزینه‌ای جداگانه‌ای باشند.

برای ارائه قیمت دقیق، لازم است پیش از آن نسخه‌های خوانای مدارک بررسی شود.

مدت تحویل؛

• تعداد مدارک،
• زبان،
• حجم متن،
• فرآیند نوتر،
• نیاز به آپوستیل یا تأیید،
• میزان شلوغی در دوره درخواست

بسته به متفاوت است.

مدارک کوتاهی مانند دیپلم و گواهی دانشجویی سریع‌تر آماده می‌شوند. ریز نمرات، شرح دروس و پرونده‌های دانشجویی چندسندی نیاز به بررسی دقیق‌تری دارند. آغاز فرآیند بدون انتظار برای مهلت نهایی درخواست دانشگاه اهمیت دارد.

برای خود ترجمه، محدودیت زمانی ثابتی که در همه موارد معتبر باشد وجود ندارد. اما ممکن است شرط به‌روز بودن سند مبدأ وجود داشته باشد.

برای مثال، کنسولگری یا دانشگاه؛

• صورتحساب بانکی،
• گواهی دانشجویی،
• گواهی عدم سوءپیشینه،
• رونوشت سجلی،
• گزارش پزشکی

ممکن است بخواهد در چند ماه اخیر صادر شده باشد.

در مدارکی مانند دیپلم که تغییر نمی‌کنند، ترجمه قدیمی ممکن است پذیرفته شود. با این حال نهاد مقصد ممکن است اظهاریه مترجم با تاریخ جدید یا قالب متفاوتی درخواست کند.

اگر زبان، قالب و نوع تأیید سند شرایط همه نهادها را برآورده کند، همان ترجمه می‌تواند در چند درخواست استفاده شود.

با این حال برخی دانشگاه‌ها؛

• سند ارسال‌شده مستقیماً توسط نهاد،
• پاکت دربسته و مهروموم‌شده،
• ترجمه با تاریخ جدید،
• تأیید مترجم یا نهاد خاص،
• پیوند تأیید دیجیتال

درخواست کند. به همین دلیل قوانین بارگذاری مدارک هر درخواست باید جداگانه بررسی شود.

مهم‌ترین مشکلاتی که می‌توانند به عدم پذیرش ترجمه یا سند درخواست منجر شوند عبارت‌اند از:

• ترجمه ناقص صفحات،
• املای نام مغایر با گذرنامه،
• سند ناخوانا یا بریده‌شده،
• ترجمه‌نشدن توضیحات پشت سند،
• ذکرنشدن مهر و امضاها،
• ترجمه به زبان مقصد نادرست،
• نبود اظهاریه مترجم مورد نیاز نهاد،
• ناقص‌بودن فرآیند نوتر یا آپوستیل،
• سند مبدأ غیر به‌روز،
• ارائه سند از طریق نسخه دیجیتال غیرقابل‌قبول،
• ترجمه نادرست نام دروس یا درجات تحصیلی.

بررسی پرونده درخواست به‌صورت یکپارچه، به‌جای بررسی تک‌تک مدارک، به کاهش این‌گونه مشکلات کمک می‌کند.

پس از پایان تحصیل در خارج از کشور مدرک تحصیلیبرای اینکه بتوان از آن در ترکیه برای اهداف علمی یا حرفه‌ای استفاده کرد، ممکن است فرآیند شناسایی یا معادل‌سازی YÖK مطرح شود.

در فهرست مدارک معادل‌سازی شورای عالی آموزش عالی ترکیه (YÖK)، ممکن است ترجمه ترکی دیپلم یا گواهی فارغ‌التحصیلی و ریز نمرات، تأییدشده توسط نوتر یا نمایندگی‌های خارجی جمهوری ترکیه درخواست شود. شرایط درخواست ممکن است بسته به مقطع تحصیلی و وضعیت متقاضی متفاوت باشد.

به همین دلیل دانشجو باید مدارک دریافتی پیش از سفر به خارج از کشور را نگه دارد و پس از فارغ‌التحصیلی، اسنادی مانند دیپلم، ریز نمرات و ضمیمه دیپلم را به‌طور کامل تهیه کند.

خیر. فقط مدارکی باید ترجمه شوند که دانشگاه، نهاد بورسیه یا مرجع ویزا آن‌ها را درخواست کرده و به زبان مورد قبول نیستند.

اگر مرجع درخواست سند انگلیسی را می‌پذیرد، معمولاً نیازی نیست. اما برخی کشورها ممکن است ارائه مدارک را به زبان رسمی خود یا در قالب تأییدشده خاص درخواست کنند.

ترجمه می‌تواند بر اساس یک اسکن واضح آغاز شود. اگر تأیید نوتر، آپوستیل، برابر اصل یا فرآیند کنسولی لازم باشد، ممکن است اصل سند درخواست شود.

بیشتر نهادها ممکن است ریز نمرات رسمی انگلیسی را بپذیرند. اما ممکن است شرط شود که سند دارای امضا و مهر، قابل‌تأیید یا مستقیماً از سوی دانشگاه ارسال‌شده باشد.

خیر. تأیید نوتر تضمین نمی‌کند که سند به‌طور خودکار در همه کشورها پذیرفته شود. ممکن است آپوستیل، تأیید کنسولی یا ترجمه تأییدشده خاص آن کشور لازم باشد.

اینکه آپوستیل روی کدام سند اعمال شود، بسته به مرجع درخواست‌کننده متفاوت است. برای اصل دیپلم، رونوشت تأییدشده توسط نوتر یا ترجمه تأییدشده توسط نوتر ممکن است روش‌های متفاوتی اعمال شود.

اگر سند مبدأ همچنان معتبر باشد و شرایط درخواست جدید را برآورده کند، قابل استفاده است. اما ممکن است لازم باشد مدارکی مانند صورتحساب بانکی، گواهی عدم سوءپیشینه یا گواهی دانشجویی مجدداً دریافت شوند.

با ارسال دیجیتال مدارک می‌توان فرآیند ترجمه رسمی سوگندخورده را آغاز کرد. اگر تأیید نوتر یا سایر تأییدات فیزیکی لازم باشد، ممکن است تحویل اصل یا نسخه چاپی مدارک ضروری شود.