Dubai’de şirket kuruluşu, yalnızca şirket adı seçmek veya başvuru formu doldurmakla sınırlı değildir. İlk karar, faaliyetin Dubai anakarasında mı yoksa bir serbest bölgede mi yürütüleceğidir. Bu seçim; başvuru makamını, lisans türünü, adres veya kira düzenini, ortaklık belgelerini ve sonradan kullanılacak şirket evrakını etkiler.

Faaliyet alanı da dosyanın yönünü belirler. Danışmanlık, e-ticaret, ithalat-ihracat, yazılım, üretim, eğitim, sağlık veya finansal hizmetler gibi alanlarda farklı lisans türleri ve ek izinler gündeme gelebilir. Bazı faaliyetlerde yalnızca ticari lisans başvurusu yeterli olmayabilir; ilgili sektör otoritesinin ayrıca değerlendirme yapması istenebilir.

Türkiye’den hazırlanan belgelerde sık görülen sorun, belgenin içeriğinden çok yazım, format ve onay zincirinde ortaya çıkar. Pasaport kopyası, adres kanıtı, ortaklık kararı, vekâletname, imza yetkisi veya şirket sicil belgeleri doğru dile ve doğru terminolojiyle çevrilmediğinde başvuru makamı düzeltme talep edebilir. Bu nedenle belge hazırlığı, kuruluş planının ayrı bir kontrol başlığı olmalıdır.

• ✓Ticari faaliyet kodu, lisans türünü ve gerekebilecek ek izinleri etkiler.
• ✓Mainland ve serbest bölge seçimi, pazara erişim ve belge setini değiştirir.
• ✓Ortaklık, vekâlet, karar ve kimlik belgeleri için tercüme planı baştan yapılmalıdır.

Mainland, Dubai’de ekonomik faaliyetin emirlik içindeki genel ticari alanda yürütülmesini ifade eder. Mainland başvurularında faaliyet, ticaret unvanı, ilk onay, şirket sözleşmesi, adres düzeni ve özel izin ihtiyacı ilgili ekonomik otorite sürecinde değerlendirilir. Başvuru sahibinin gerçek kişi, mevcut şirket, şube veya ortaklık yapısı olması belge listesini değiştirebilir.

Serbest bölge seçeneğinde şirket, seçilen serbest bölgenin lisanslama kurallarına göre kurulur. Dubai’de teknoloji, medya, lojistik, finans, ticaret ve hizmet odaklı çok sayıda serbest bölge bulunduğu için başvuru formları, lisans kapsamı ve belge formatı değişebilir. Serbest bölge lisansı uluslararası faaliyet veya bölge içi faaliyet için pratik olabilir; ancak Dubai anakarasında doğrudan satış veya hizmet sunumu her durumda otomatik kabul edilmez.

Offshore yapı ise genellikle aktif yerel ticari operasyon için değil, belirli uluslararası yapılandırma veya varlık yönetimi ihtiyaçları için değerlendirilir. Bu rehberin odağı aktif şirket kuruluşu olduğundan, offshore seçenek ayrı uzmanlık gerektiren bir konu olarak ele alınmalıdır.

• ✓Mainland şirketler, Dubai iç pazarında doğrudan faaliyet için tercih edilebilir.
• ✓Serbest bölge şirketleri, seçilen serbest bölge otoritesinin kurallarına göre kurulur.
• ✓Serbest bölge lisansının Dubai anakarasında kullanımı için ek yapı veya izin gerekebilir.

Dubai’de şirket kuruluşu çoğunlukla faaliyet alanının belirlenmesiyle başlar. Faaliyet kodu, lisans türünü ve başvurunun hangi kurum veya serbest bölge üzerinden ilerleyeceğini etkiler. Yanlış veya eksik faaliyet seçimi, şirket kurulduktan sonra fatura kesme, sözleşme yapma veya ek izin alma aşamasında gecikmeye neden olabilir.

Ticaret unvanı ayrı bir kontrol başlığıdır. Unvanın faaliyetle uyumlu olması, kısıtlı kelimeler içermemesi ve başka bir tescilli adla karışıklık oluşturmaması beklenir. Şirket adı onayı, marka tesciliyle aynı şey değildir; ticaret unvanının kabul edilmesi marka hakkı verdiği anlamına gelmez.

İlk onay, genel olarak kuruluşun ilerleyebilmesi için verilen ön uygunluk niteliğindedir. Bu onay, tüm özel izinlerin tamamlandığı anlamına gelmez. Ardından ana sözleşme, ortaklık yapısı, yetkili imzalar, adres düzeni, faaliyet özelinde kurum onayları ve ödeme aşamaları tamamlanır. Bazı şirket türlerinde sözleşme veya vekâlet belgelerinin usulüne uygun şekilde tercüme ve tasdik edilmesi gerekebilir.

• ✓Ticari faaliyet seçimi
• ✓Hukuki yapı ve ortaklık oranları
• ✓Ticaret unvanı rezervasyonu
• ✓İlk onay başvurusu
• ✓Ana sözleşme veya kuruluş sözleşmesi
• ✓Adres, kira veya tesis düzeni belgeleri

BAE Dubai’de şirket kurma başvurusunda istenen belge listesi, başvuru sahibinin gerçek kişi mi yoksa tüzel kişi mi olduğuna göre değişir. Gerçek kişi ortaklarda pasaport, iletişim bilgileri, adres beyanı, imza örneği veya başvuru formu gibi belgeler öne çıkabilir. Tüzel kişi ortaklarda ise mevcut şirketin sicil kaydı, faaliyet belgesi, ana sözleşmesi, yetkili organ kararı ve temsil yetkisini gösteren belgeler istenebilir.

Türkiye’de düzenlenen şirket belgeleri Türkçe ise, Dubai’deki başvuru makamı İngilizce veya Arapça metin talep edebilir. Belgenin yalnızca çevrilmesi bazı dosyalarda yeterli olmayabilir; noter onayı, ilgili kurum tasdiki, Dışişleri tasdiki veya BAE dış temsilcilik tasdiki gibi adımlar gündeme gelebilir. Hangi adımın gerektiği, belgenin türüne, düzenlendiği ülkeye ve sunulacağı makama göre değişir.

Vekâletname ve ortaklık kararlarında tercüme hatası daha yüksek risk taşır. Şirket kurma, banka hesabı açma, lisans başvurusu yapma, sözleşme imzalama veya temsilci atama yetkileri açık yazılmalıdır. Çeviri metninde kişi adı, pasaport bilgisi, şirket unvanı, pay oranı ve temsil yetkisi tutarlı değilse süreç uzayabilir.

• ✓Pasaport ve kimlik bilgileri
• ✓Adres veya ikamet kanıtı istenirse destekleyici belge
• ✓Mevcut şirket varsa ticaret sicil kaydı ve kuruluş belgeleri
• ✓Yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararı
• ✓Yetkili temsilci vekâletnamesi
• ✓Ana sözleşme, ortaklık sözleşmesi veya pay sahipliği belgesi

Dubai’de şirket kuruluşu için hazırlanan belgelerde tercüme dili başvuru kanalına göre belirlenir. Bazı serbest bölgeler İngilizce belgelerle ilerleyebilirken, bazı resmî işlemlerde Arapça metin veya Arapça onaylı tercüme istenebilir. Bu nedenle “İngilizce çeviri her durumda yeterlidir” veya “Arapça çeviri her dosyada zorunludur” şeklinde tek bir kural vermek doğru değildir.

Yeminli tercüme, belgenin yetkili tercüman tarafından çevrilip imzalanmasıdır. Noter onayı, tercüme veya imza üzerinde noter işlemi yapılmasıdır. Dışişleri tasdiki, ilgili imzanın uluslararası kullanım için doğrulanması sürecinin bir adımı olabilir. BAE dış temsilcilik tasdiki ise belgenin Birleşik Arap Emirlikleri makamlarında kullanılabilmesi için ayrıca talep edilebilen farklı bir işlemdir.

Apostil ve legalizasyon da aynı işlem değildir. Bazı ülkeler arası işlemlerde apostil yeterli olabilirken, BAE kullanımında alıcı makam farklı tasdik zinciri isteyebilir. Bu nedenle belge görülmeden kesin onay sırası vermek yerine belge türü, düzenlendiği ülke, kullanılacağı kurum ve istenen dil birlikte kontrol edilmelidir.

Ay Tercüme tüm şahsi ve şirket belgelerinizin BAE’de geçerli olabilmesi için gereken tercüme, noter onayı, ticaret odası, Dışişleri Bakanlığı, BAE konsolosluk ve BAE MOFA onaylarını anahtar teslim olarak tamamlar. BAE Dubai belge tasdik işlemleri hakkında daha fazla bilgi için: https://aytercume.com/bae-dubai-belge-tasdiki/

• ✓Arapça çeviri bazı kurumlarda zorunlu olabilir.
• ✓İngilizce belge, her durumda Arapça çeviri ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
• ✓Yeminli tercüme, noter onayı ve konsolosluk tasdiki farklı işlemlerdir.
• ✓Nihai belge kabulü başvuruyu değerlendiren kuruma aittir.

Şirketin kurulması, tüm uyum yükümlülüklerinin tamamlandığı anlamına gelmez. BAE’de kurumlar vergisi kaydı, Federal Tax Authority sistemi üzerinden takip edilen ayrı bir süreçtir. Vergiye tabi kişiler için kayıt numarası alınması gerekebilir; bazı muaf kişi veya yapıların da otorite talebine göre kayıt yükümlülüğü doğabilir.

KDV tarafında kayıt gerekliliği; satış hacmi, ithalat, hizmet türü, alıcı profili ve vergilendirilebilir işlemler gibi unsurlara göre değerlendirilir. Şirket kuruluş aşamasında KDV kaydı her işletme için otomatik değildir. Bu nedenle ticari lisans alındıktan sonra mali danışmanlıkla birlikte ayrıca takip edilmelidir.

Ekonomik öz düzenlemeleri, belirli faaliyetleri yürüten şirketler için yıllık bildirim veya raporlama ihtiyacı doğurabilir. Gerçek faydalanıcı bilgileri ve uyum kayıtları da kuruluşta veya lisans yenilemesinde gündeme gelebilir. AY Tercüme’nin bu alandaki rolü, bu işlemlerde kullanılacak belgelerin doğru çevrilmesi ve belge formatının kontrol edilmesidir.

• ✓Ticaret lisansı alındıktan sonra vergi kayıtları ayrıca değerlendirilir.
• ✓KDV için zorunlu ve gönüllü kayıt gereklilikleri ciroya bağlı olabilir.
• ✓Kurumlar vergisi kaydı, yükümlülük kapsamına göre takip edilmelidir.
• ✓Gerçek faydalanıcı ve uyum bildirimleri faaliyet alanına göre gündeme gelebilir.

Dubai’de serbest bölge şirketi kuran girişimciler, çoğu zaman lisansın kapsadığı faaliyet alanını geniş yorumlayabilir. Oysa serbest bölge lisansı, ilgili serbest bölge otoritesinin kuralları içinde geçerlidir. Şirketin Dubai anakarasındaki müşterilere doğrudan mal veya hizmet sunması, faaliyet türüne göre ek düzenlemeye tabi olabilir.

Dubai’de yerel faaliyet yürütmek için farklı kanallar gündeme gelebilir. Bunlar; ilgili faaliyet izni, şube yapısı, mainland lisansı, yetkili dağıtıcı veya başka bir yetkilendirme modeli olabilir. Hangi modelin uygun olduğu sektör, müşteri tipi ve sözleşme yapısına göre değişir.

Bu ayrım belge tercümesini de etkiler. Serbest bölge kuruluş belgesi, ticaret lisansı, faaliyet kapsamı yazısı, şirket iyi hal belgesi, yönetim kararı veya vekâletname; bankaya, sözleşme tarafına veya mainland makamına sunulacaksa farklı dil ve tasdik şartlarına tabi olabilir. Şirket kurulduktan sonra kullanılacak belgelerin de baştan planlanması bu yüzden önemlidir.

• ✓Serbest bölge lisansı, ilgili serbest bölge kuralları içinde değerlendirilir.
• ✓Dubai anakarasında doğrudan faaliyet için ek izin veya yapı gerekebilir.
• ✓Faaliyet alanı değişirse lisans kapsamı ve belge seti yeniden kontrol edilmelidir.

AY Tercüme, BAE Dubai’de şirket kurma sürecinde iş planı veya şirket danışmanlığı sunan bir resmî kurum gibi hareket etmez; belge çevirisi, dil kontrolü ve gerekli onay hazırlığı tarafında destek verir. Amaç, başvuru dosyasında kullanılacak Türkçe, İngilizce veya Arapça belgelerin alıcı kurumun beklediği biçime daha düzenli şekilde hazırlanmasıdır.

Kuruluş dosyasında en çok dikkat edilen alanlar kişi adları, pasaport bilgileri, şirket unvanı, adres, yetkili imza, ortaklık oranı, karar tarihi, temsil yetkisi ve faaliyet açıklamasıdır. Bu alanlar birden fazla belgede farklı yazıldığında başvuru sahibi ek belge veya düzeltme talebiyle karşılaşabilir. Çeviri öncesinde bu tutarsızlıkların fark edilmesi, dosyanın daha kontrollü ilerlemesine yardımcı olur.

Dubai’de kullanılacak bazı belgelerde İngilizce ticari terminoloji, bazılarında Arapça resmî karşılıklar önem kazanır. “Manager”, “director”, “shareholder”, “authorised signatory”, “commercial licence” ve “memorandum of association” gibi ifadeler bağlama göre çevrilmelidir. Standart kelime karşılığı yerine belgenin şirket kuruluşundaki işlevi dikkate alınır.

• ✓Belgenin türü ve düzenlendiği ülke belirlenir.
• ✓Kullanılacağı kurum ve istenen dil kontrol edilir.
• ✓İsim, tarih, unvan, pasaport ve pay oranı gibi kritik alanlar karşılaştırılır.
• ✓Gerekirse noter veya tasdik adımları için sıra planlanır.
• ✓Teslim formatı başvuru tarihine göre hazırlanır.

Dubai şirket kuruluş dosyası hazırlanırken belgeler tek tek değil, bir bütün olarak kontrol edilmelidir. Pasaporttaki ad yazımı, vekâletnamedeki yetkili adı, ortaklık kararındaki şirket unvanı ve başvuru formundaki iletişim bilgileri aynı olmalıdır. Küçük bir harf farkı, özellikle Arapça transliterasyon veya İngilizce yazımda açıklama gerektirebilir.

Başvuru dosyasında belge tarihi de önemlidir. Bazı kurumlar yeni tarihli ticaret sicil kaydı, iyi hal belgesi veya yetki belgesi isteyebilir. Eski tarihli belgelerin kabul edilip edilmeyeceği kurumdan kuruma değişir. Bu nedenle çeviriye başlamadan önce belgenin geçerlilik tarihi ve başvuru makamının istediği format kontrol edilmelidir.

Tasdik zinciri için sıra da önem taşır. Önce tercüme, sonra noter, sonra ilgili üst tasdik veya dış temsilcilik adımı gerekebilir; bazı belgelerde ise önce belgeyi düzenleyen kurumun onayı aranabilir. Yanlış sırayla yapılan işlem zaman kaybettirebilir. En sağlıklı yöntem, belgeyi ve kullanım amacını birlikte inceleyerek çeviri-onay planı oluşturmaktır.

• ✓Belgenin güncel ve okunaklı kopyasını hazırlayın.
• ✓Kullanılacak ülke, kurum ve varsa serbest bölge bilgisini belirtin.
• ✓İstenen hedef dili netleştirin: İngilizce, Arapça veya çift dil.
• ✓Noter, Dışişleri, konsolosluk veya MoFA tasdiki gerekip gerekmediğini sorun.
• ✓Şirket unvanı, ortak isimleri ve pasaport bilgilerini aynı yazımla paylaşın.
• ✓Başvuru tarihini ve teslim formatını önceden bildirin.

BAE Dubai’de şirket kurma sürecinde en kontrollü yaklaşım, lisans başvurusu ile belge hazırlığını aynı takvimde yürütmektir. Önce faaliyet ve şirket yapısı netleştirilir, ardından hangi belgelerin hangi dilde kullanılacağı belirlenir. Belgeler çevrilmeden önce isim, unvan, tarih, imza ve yetki bilgileri kontrol edilir.

Dubai’de kurulacak şirket için kesin süre, ücret, kabul veya onay garantisi verilmemelidir. Süreç; faaliyet alanı, serbest bölge veya mainland seçimi, özel izin ihtiyacı, belge eksiksizliği ve ilgili kurumun değerlendirmesine göre değişir. Nihai kabul, lisansı veren veya belgeyi inceleyen kurumun kararına bağlıdır.

AY Tercüme’den destek alırken belge türünü, hedef dili, kullanım ülkesini, başvuru kurumunu ve varsa istenen tasdik türünü paylaşmanız yeterlidir. Ekip, belgenin tercüme ihtiyacını, noter veya tasdik adımı gerekip gerekmediğini ve teslim planını başvuru takviminize göre değerlendirir.

• ✓Kuruluş öncesi belge kontrolü, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.
• ✓Çeviri dili ve tasdik sırası, alıcı kurum talebine göre belirlenmelidir.
• ✓Vergi, KDV ve uyum kayıtları için mali danışmanla birlikte hareket edilmelidir.
• ✓AY Tercüme, kuruluş dosyasındaki ticari belgelerin çeviri ve onay hazırlığını planlar.