تُعَدّ الترجمة موضوع التصديق من الكاتب بالعدل من قِبل مترجم محلّف، وتُجهَّز في نسخة مناسبة لإجراء كتابة العدل. والهدف من هذه العملية هو نقل معلومات المستند المصدر إلى اللغة الهدف بدقة، واستكمال ترتيب توقيع الترجمة، وإعداد ملف يتوافق مع مستوى التصديق الذي تطلبه الجهة المستقبِلة.

يُثبت التصديق من الكاتب بالعدل أن الترجمة تمت بتوقيع المترجم المحلّف المعني. ولا يعني هذا التصديق أن المستند سيُقبل تلقائيًا في كل جهة. فشروط القبول قد تختلف بحسب نوع المستند والغرض من الطلب والدولة التي سيُستخدَم فيها وتعليمات الجهة المحدَّثة.

الترجمة المحلّفة والتصديق من الكاتب بالعدل ليسا إجراءً واحدًا. ففي الترجمة المحلّفة، يوقّع النص مترجم مسجَّل بيمين في اللغة المعنية. أما في التصديق من الكاتب بالعدل، فتصبح هذه الترجمة جزءًا من إجراء كتابة العدل أيضًا.

بعض الجهات تكتفي بالترجمة المحلّفة، بينما تشترط جهات أخرى التصديق من الكاتب بالعدل. وقد يختلف مستوى التصديق المطلوب في معاملات المعادلة والمناقصات والدعاوى القضائية وتأسيس الشركات ومعاملات العقارات أو طلبات الجهات الأجنبية. لذلك يجب تحديد الجهة التي سيُستخدَم فيها المستند قبل بدء الترجمة.

يُطرَح التصديق من الكاتب بالعدل عادةً في الحالات التي سيُستخدَم فيها المستند في معاملة رسمية. ويغيّر كون المستند أكاديميًا أو شخصيًا أو تجاريًا أو قانونيًا من طريقة التعامل مع الترجمة. ففي المستندات التعليمية يجب نقل نظام الدرجات وأسماء المواد ومعلومات الجهة بعناية؛ وفي مستندات الأحوال المدنية أسماء الأشخاص وتنسيقات التاريخ والروابط الأسرية؛ وفي أوراق الشركات اللقب والرقم السجلي وعبارات الصلاحية.

لا تُترجَم كل المستندات وفق النموذج نفسه. ففي ترجمة الدبلوم تكتسب المصطلحات الأكاديمية أهمية، وفي حكم المحكمة تكتسب سلامة الصياغة القانونية أهمية، وفي عقد الشركة تكتسب بنية المواد وحقول التوقيع أهمية. لذلك لا يصح تحديد ترتيب أو نطاق دقيق للإجراءات قبل الاطلاع على نوع المستند.

• ✓الدبلومات وكشوف الدرجات وشهادات الطلاب ووثائق التخرج
• ✓مستخرج السجل المدني وشهادة الميلاد ووثيقة الزواج والمستندات الأسرية
• ✓التوكيلات وإقرارات الموافقة وخطابات التعهد والعقود
• ✓أحكام المحاكم وسجلات صحيفة السوابق القضائية وأوراق الدعاوى
• ✓أوراق تأسيس الشركة وشهادة النشاط ونموذج توقيع الشركة والمستندات التجارية
• ✓المستندات الداعمة في ملفات المعادلة والتعليم والعمل والمناقصات والجهات الأجنبية

تبدأ العملية بمشاركة نسخة رقمية واضحة من المستند. وفي المراجعة، تُدقَّق اللغة المصدر، واللغة الهدف، وعدد الصفحات، وحقول الختم والتوقيع، والمرفقات، والوجه الخلفي، وبنية الجداول، والملاحظات المكتوبة بخط اليد. ثم يُحدَّد نطاق الترجمة بوضوح: هل سيُترجَم المستند بأكمله؟ هل تشمل الترجمة الصفحات الإضافية؟ هل تطلب الجهة تنسيقًا خاصًا؟ وكم عدد النسخ المطلوبة عند التسليم؟

بعد إعداد الترجمة، يُنتقَل إلى مرحلة المراجعة. وتُقارَن أسماء الأشخاص وتنسيقات التاريخ وأرقام المستندات وأسماء الجهات والعملات ووحدات القياس والمصطلحات الخاصة بالمستند المصدر. وإذا لزم التصديق من الكاتب بالعدل، تُعَدّ الترجمة بتوقيع المترجم المحلّف المعني وبترتيب يتوافق مع إجراء كتابة العدل.

غالبًا ما ينشأ خطر الخطأ في الترجمة المصدّقة من الكاتب بالعدل من تفاصيل صغيرة في المستند. فكتابة حرف ناقص، أو فصل اللقب المزدوج بشكل خاطئ، أو اختلاط تنسيق التاريخ، أو نقل رقم المستند بشكل غير صحيح، أو فك الاختصار بشكل خاطئ، كل ذلك قد يسبب مشكلة في ملف الطلب.

يجب النظر إلى المستند ليس فقط كنص سيُترجَم، بل من حيث المعاملة التي سيُستخدَم فيها أيضًا. فتُراجَع في المستندات الأكاديمية شروح المواد والدرجات؛ وفي مستندات الأحوال المدنية الروابط الأسرية؛ وفي المستندات القانونية نتيجة الحكم وعبارات القطعية؛ وفي أوراق الشركات معلومات الشخص المخوَّل. ولا تُخمَّن الأجزاء غير المقروءة أو الباهتة أو المقتصَّة؛ بل يُطلَب نموذج مستند أوضح قبل بدء الترجمة.

لا يحل التصديق من الكاتب بالعدل والأبوستيل والليجاليزيشن محل بعضها البعض. فالتصديق من الكاتب بالعدل هو ربط الترجمة بإجراء كتابة العدل. أما الأبوستيل فهو شرح مصادقة منفصل بين الدول الأطراف يتعلق بالاعتراف بمعلومات التوقيع والصفة والختم أو الطابع في المستندات الرسمية؛ ولا يعني ذلك المصادقة على مضمون المستند.

أما الليجاليزيشن (التصديق القانوني) فيشير إلى خطوات مختلفة كتصديق وزارة الخارجية أو السفارة أو القنصلية في الحالات التي تقع خارج نطاق الأبوستيل أو التي تطلبها الجهة تحديدًا. وفي بعض الملفات يُحصَّل الأبوستيل على المستند الأصلي أولًا، ثم تُعَدّ الترجمة. وفي ملفات أخرى قد يُطلَب تصديق إضافي بعد الترجمة المصدّقة من الكاتب بالعدل. ويُحدَّد الترتيب الصحيح وفقًا للمستند والدولة وتعليمات الجهة المستقبِلة.

لا تُحدَّد الأجرة في الترجمة المصدّقة من الكاتب بالعدل وفقًا لعدد الكلمات فقط. بل يُقيَّم معًا زوج اللغات، ونوع المستند، وكثافة النص، وتنسيق الصفحات، وعدد الجداول والأختام، ومجال التخصص، ورسوم كتابة العدل، وأي حاجة إضافية للتصديق إن وُجدت. لذلك لا يمكن في أغلب الأحيان تقديم عرض سعر دقيق دون الاطلاع على المستند.

تختلف خطة التسليم أيضًا وفقًا للمستند. فقد لا تتساوى مدة إعداد مستند قصير وواضح مع مستند متعدد الصفحات يحتوي على جداول كثيفة. كما يجب، عند لزوم التصديق من الكاتب بالعدل أو الأبوستيل أو خطوة تصديق أخرى، وضع خطة زمنية منفصلة عن عملية الترجمة.

تبدأ العملية أولًا بفهم الغرض من استخدام المستند وتوقعات الجهة المستقبِلة. ثم تُراجَع وضوح المستند للقراءة، واللغة الهدف، ومجال المصطلحات، والصفحات الإضافية، والوجه الخلفي، واحتمال التصديق. وبعد اختيار المترجم المحلّف المناسب، تُعَدّ الترجمة، وفي المراجعة الثانية تُدقَّق الأسماء والأرقام والتواريخ وأسماء الجهات وسلامة المستند.

إذا كان إجراء كتابة العدل لازمًا، يُعَدّ النص وتوقيع المترجم وترتيب المستند بما يتناسب مع هذه الخطوة. وإذا لزم الأبوستيل أو تصديق آخر، يُخطَّط له بشكل منفصل عن التصديق من الكاتب بالعدل. ولا يُقدَّم ضمان قبول قطعي؛ فالتقييم النهائي يعود إلى الجهة المستقبِلة. ومع ذلك، تُنفَّذ خطوات المراجعة بشكل موثَّق لضمان أن يكون الملف متوافقًا مع الطلب ومتسقًا وواضحًا للقراءة.

قبل التسليم، تُقارَن الترجمة بالمستند المصدر. ويُتحقَّق من ترتيب الصفحات، ووجود المرفقات، ونقل حقول الختم والتوقيع، وكتابة الاسم واللقب، واتساق أرقام المستندات والتواريخ. وفي طلبات الدول الأجنبية، قد يكتسب استخدام الأحرف في جواز السفر، والمقابل المعياري لأسماء الجهات، وترتيب الأسماء أهمية إضافية.

يُوضَّح عند التسليم بشكل صريح أي نسخة مصدَّقة من الكاتب بالعدل، وأي مستند استُخدم كمصدر، وما إذا كان يجب تقييم حاجة إضافية للتصديق بشكل منفصل. وإذا طلبت الجهة لاحقًا تنسيقًا مختلفًا أو صفحة إضافية أو شرحًا، يمكن مراجعة الملف مجددًا وفقًا لهذا الرد.